Im Zuge der Digitalisierung von Vertriebsprozessen gewinnen KI-gestützte Automatisierungslösungen zunehmend an Bedeutung. Diese Case Study beschreibt die erfolgreiche Einführung eines KI-gestützten Besuchsberichtsprozesses auf Basis der Softwarelösung bliro und deren Integration in Microsoft Dynamics CRM durch die egosys GmbH.

Vertriebsmitarbeitende dokumentierten Kundengespräche manuell. Dies führte zu zeitintensiven Nachbereitungen, inkonsistenter Datenqualität und eingeschränkter Nachvollziehbarkeit von Gesprächsinhalten. Die manuelle Erstellung von Besuchsberichten band wertvolle Ressourcen und verzögerte die Weiterverarbeitung von Leads und Opportunities.

Die Wahl fiel auf das KI-basierte Software-Tool bliro, das in der Lage ist, Gespräche in Echtzeit mitzuschneiden, zu transkribieren und automatisch strukturierte Besuchsberichte zu generieren. Die egosys GmbH übernahm die technische Integration in das bestehende Microsoft Dynamics CRM, um eine durchgängige Prozesskette vom Gespräch bis zur CRM-Dokumentation zu ermöglichen.

Die Implementierung erfolgte in mehreren Schritten:

1. Anbindung des KI Assistenten bliro an Microsoft CRM, Teams und Outlook zur automatischen Gesprächserkennung,
2. Konfiguration der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics CRM zur Übergabe der Berichte an relevante Entitäten (z. B. Aktivitäten, Kontakte, Opportunities),
3. Schulung der Vertriebsmitarbeitenden im Umgang mit der neuen KI-Lösung,
4. Anpassung der Berichtsvorlagen an unternehmensspezifische Anforderungen.

Durch die Einführung und Integration des KI Assistenten von bliro konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

• Zeitersparnis: Die Erstellung von Besuchsberichten wurde automatisiert.
• Datenqualität: Gesprächsinhalte werden konsistent, vollständig und strukturiert im Microsoft CRM abgelegt.
• Transparenz: Alle Beteiligten haben sofortigen Zugriff auf Gesprächsverläufe und To-dos.
• IT-Sicherheit: DSGVO-konform
• Akzeptanz: Die Lösung wurde vom Vertriebsteam positiv aufgenommen und aktiv genutzt.

Die Integration von bliro in Microsoft Dynamics CRM durch die egosys GmbH zeigt, wie KI-Technologie zur Effizienzsteigerung im Vertrieb beitragen kann. Die automatisierte Erstellung von Besuchsberichten reduziert den administrativen Aufwand, verbessert die Datenqualität und schafft Freiräume für den aktiven Kundenkontakt.