Im Kontext der zunehmenden Digitalisierung und des steigenden Wettbewerbsdrucks sehen sich Unternehmen gezwungen, ihre internen Prozesse, insbesondere im Finanzmanagement, kontinuierlich zu optimieren. Eine effiziente Budgetierung und präzise Kostenrechnung sind dabei zwei Säulen für die strategische Unternehmenssteuerung und nachhaltige Entscheidungsfindung.

Vor der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 ERP war das Finanzmanagement durch eine heterogene Systemlandschaft und manuelle Prozesse gekennzeichnet. Die Buchhaltung und die grundlegenden Finanztransaktionen wurden zwar bereits im ERP-System abgewickelt, jedoch fehlte eine integrierte Lösung für die Kostenrechnung und eine dynamische Budgetierung.

Angesichts der identifizierten Herausforderungen traf die Geschäftsleitung die strategische Entscheidung, weitere Standardfunktionen des vorhanden ERP-Systems zu implementieren, um das Finanzmanagement zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben.

1. Standardfunktionalität für Budgetierung und Kostenrechnung: Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet leistungsstarke Standardfunktionen für die Budgetierung und Kostenrechnung.
2. Die Möglichkeit, Budgets auf verschiedenen Ebenen (z.B. Kostenstelle, Projekt, Sachkonto) zu definieren, zu verwalten und direkt mit Ist-Daten abzugleichen, war ein entscheidender Vorteil.
3. Im Bereich der Kostenrechnung ermöglicht das System die detaillierte Erfassung, Zuordnung und Analyse von Kosten, was eine präzise Steuerung von Kostenstellen und Kostenträgern erlaubt.
4. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Die intuitive Benutzeroberfläche und die Ähnlichkeit zu anderen Microsoft-Produkten wie Microsoft Power BI sowie das Zusammenspiel mit Microsoft Excel wurden als förderlich für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern eingeschätzt.
5. Kosten-Nutzen-Verhältnis: Die Abwägung zwischen Implementierungskosten, keinen weiteren Lizenzgebühren und dem erwarteten Nutzen durch Effizienzsteigerung und verbesserte Steuerungsfähigkeit sprach für Business Central als wirtschaftlich sinnvolle Lösung.

Die strategische Entscheidung für den Ausbau des vorhanden Microsoft Dynamics 365 Business Central zielte darauf ab, eine zentrale, transparente und automatisierte Plattform für das Finanzmanagement zu schaffen, die eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht und die operativen sowie strategischen Ziele unterstützt.

Die Implementierung von weitern Standardfunktionen erfolgte in mehreren Phasen, die eine strukturierte Vorgehensweise und Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Implementierungspartner egosys erforderten. Da Teile von Business Central bereits im Einsatz waren, lag der Fokus auf der Erweiterung und Optimierung der bestehenden Installation, insbesondere im Bereich Finanzmanagement.

Phasen der Umsetzung:

• Analyse und Konzeption (Blueprint-Phase):

  • In dieser initialen Phase wurden die bestehenden Finanzprozesse, insbesondere im Hinblick auf Budgetierung und Kostenrechnung, analysiert.
  • Es erfolgte eine Definition der Anforderungen an die neuen Funktionen, wie die Strukturierung von Kostenstellen und Kostenträgern, die Definition von Budgethierarchien und -dimensionen sowie die Integration mit anderen Modulen (z.B. Einkauf, Lager).
  • Die Konzeption umfasste die Abbildung der Unternehmensstruktur in Business Central, die Definition eines Kontenplans, die Einrichtung von Dimensionen für die Kostenrechnung (z.B. Projekte, Abteilungen, Produkte) und die Festlegung der Budgetierungslogik.
  • Besonderes Augenmerk lag auf der Nutzung der Standardfunktionen von Business Central, um Anpassungen zu minimieren und die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten.

• Systemkonfiguration und Datenmigration:

  • Basierend auf dem erarbeiteten Blueprint wurde Business Central konfiguriert. Dies umfasste Einrichtung der Finanzbuchhaltung, die Definition von Buchungsgruppen, die Konfiguration der Kostenrechnungskomponenten (Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger) und die Konfiguration der Budgetierungsfunktionalitäten.
  • Bestehende Finanzdaten wurden bereinigt, um eine hohe Datenqualität und Konsistenz im neuen Prozess sicherzustellen. Dies war entscheidend für die Verlässlichkeit der Budget- und Kostenanalysen.

• Entwicklung und Anpassung:

  • Da der Fokus auf der Nutzung von Standardfunktionen lag, waren kundenspezifische Entwicklungen minimal. Eventuelle Anpassungen beschränkten sich auf Berichtslayouts in Microsoft Power BI oder kleinere Erweiterungen, um spezifische Reporting-Anforderungen zu erfüllen, die nicht durch die Standardfunktionen abgedeckt wurden.
  • Die Integration von neuen Prozessen mit anderen bereits bestehenden wurde überprüft und gegebenenfalls optimiert, um einen durchgängigen Datenfluss zu gewährleisten.

• Testphase und Qualitätssicherung:

  • Testläufe wurden durchgeführt, um die korrekte Funktionsweise der Budgetierung und Kostenrechnung sowie die Datenintegrität zu gewährleisten. Dies umfasste Pre-Tests, Integrationstests und Akzeptanztests mit den Endanwendern.
  • Besonderes Augenmerk lag auf der Budgetkontrolle und der Kostenverteilung, um sicherzustellen, dass die Berichte den Erwartungen entsprachen.

• Schulung und Go-Live:

  • Die Mitarbeiter der Finanzabteilung wurden in der Nutzung der neuen Funktionen für Budgetierung und Kostenrechnung geschult. Dies umfasste die Erstellung und Verwaltung von Budgets, die Erfassung und Analyse von Kosten sowie die Erstellung von Finanzberichten.
  • Der Go-Live erfolgte nach Abschluss aller Testphasen und der Freigabe durch die Fachabteilung.

• Nachbetreuung und Optimierung:

  • Auch nach dem Go-Live wurde die Finanzabteilung durch den Implementierungspartner begleitet, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und bei anfänglichen Fragen oder Optimierungsbedarf in einer Hypercare-Phase zu unterstützen.
  • Die periodische Überwachung des Systems und die Identifizierung von weiteren Optimierungspotenzialen waren Teil dieser Phase.

Die strukturierte Vorgehensweise und die konsequente Ausrichtung auf die Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglichten eine effiziente und erfolgreiche Implementierung, die die Basis für ein zukunftsfähiges Finanzmanagement legte.

Die Ergebnisse unterstreichen den Mehrwert, den eine Nutzung von Kernfunktionen der Finanzbuchhaltung und das Berichtswesen des Finanzmanagements in dynamischen Märkten bietet:

Die Implementierung weiterer Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central durch egosys führte zu einer signifikanten Optimierung des Finanzmanagements. Durch die Integration von Kostenrechnung und Budgetierung in ein zentrales System konnten manuelle Prozesse eliminiert und eine präzise Messbarkeit von Produkten, Projekten und Abteilungen etabliert werden.
Die strategische Entscheidung, auf die vorhandene ERP-Lösung zu setzen, ermöglichte ein kosteneffizientes Vorgehen ohne zusätzliche Lizenzgebühren. Die Projektumsetzung, von der Analyse bis zur Nachbetreuung, sicherte die erfolgreiche Einführung und Akzeptanz der neuen Funktionen. Dieses Vorgehen schuf eine transparente und automatisierte Plattform für fundierte strategische Entscheidungen und verbesserte die Compliance sowie Revisionssicherheit.