Diese Fallstudie untersucht die Einführung einer integrierten Systemlandschaft in einer Unternehmensgruppe. Im Rahmen der digitalen Transformation wurde eine Optimierung der Geschäftsprozesse im E-Commerce angestrebt. Dabei zeigte sich die Notwendigkeit einer bidirektionalen Synchronisation zwischen dem bestehenden ERP-System Microsoft Dynamics und der E-Commerce-Plattform Shopware. Die Analyse umfasst die Ausgangslage, strategische Entscheidungen, technische Umsetzung sowie die Auswirkungen der Integration.

Das bestehende Systemlandschaft des Kunden umfasste Microsoft Dynamics 365 Business Central als primäres ERP-System und einen Shopware-basierten Webshop. Eine vollintegrierte Schnittstelle zwischen diesen beiden Systemen existierte nicht, was zu einer manuellen Datenpflege und -synchronisation führte. Dies resultierte in:

• Redundanter Datenerfassung: Artikelstammdaten, Preisinformationen und Lagerbestände mussten in beiden Systemen separat gepflegt werden.
• Dateninkonsistenzen: Manuelle Prozesse erhöhten das Risiko von Abweichungen zwischen den Datenbeständen im ERP und im Webshop.
• Ineffizienz: Der Zeitaufwand für die manuelle Übertragung von Webshop-Bestellungen in das ERP-System war erheblich.

Die Unternehmensgruppe traf die strategische Entscheidung, eine tiefgreifende Systemintegration zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central und Shopware zu realisieren. Das primäre Ziel war die Etablierung einer vollautomatisierten und bidirektionalen Datensynchronisation zur Steigerung der Effizienz, Reduzierung von Fehlern und Optimierung der Kundenerfahrung über alle digitalen Vertriebskanäle hinweg. Die Expertise von egosys in Microsoft Dynamics 365 Business Central und Systemintegrationen war ausschlaggebend für die Partnerwahl.

Die Vorgehensweise umfasste folgende technische und prozessuale Schritte:

• Bidirektionale Datenübertragung: Implementierung einer robusten Schnittstelle zur automatisierten und regelbasierten Synchronisation von Artikelstammdaten (einschließlich multimedialer Inhalte und Attribute), Preiskonditionen (inkl. B2B-spezifischer Individualpreise) und Lagerverfügbarkeiten von Business Central zu Shopware.
• Auftrags- und Statusmanagement: Automatisierte Übertragung von Webshop-Bestellungen in Business Central mit detaillierten Informationen zu Zahlungsstatus, Versandstatus und Lieferadressen. Der Rückfluss von Versandinformationen und Tracking-Nummern vom ERP zum Webshop wurde ebenfalls realisiert.
• Retouren- und Gutschriftenmanagement: Etablierung eines standardisierten Prozesses für die automatische Übertragung und Verarbeitung von Retouren und Gutschriften vom ERP-System zurück in den Webshop.
• DSGVO-Konformität: Die Schnittstelle wurde unter strikter Berücksichtigung der DSGVO-Richtlinien konzipiert, um die rechtmäßige und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten.
• Mandantenfähigkeit und Umgebungen: Die Lösung wurde mandantenfähig entwickelt und in dedizierten Entwicklungs- und Testumgebungen validiert, um eine risikominimierte Implementierung und zukünftige Skalierbarkeit zu sichern.
• Dokumentation: Erstellung einer umfassenden technischen und fachlichen Dokumentation der Schnittstelle zur Gewährleistung der Wartbarkeit und Weiterentwicklung.

Diese Case Study demonstriert den Einsatz einer Systemintegration zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central und Shopware, realisiert durch egosys. Die Implementierung adressierte Herausforderungen in der Datenhaltung und Prozesssteuerung und führte zu einer signifikanten Steigerung der operativen Effizienz und einer Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Der Fall illustriert die Fähigkeit von egosys, komplexe Branchenanforderungen durch den Einsatz standardnaher Softwarelösungen zu erfüllen und nachhaltigen Mehrwert zu generieren.