Im Zuge der digitalen Transformation stehen Unternehmen der gewerblichen Immobilienwirtschaft vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, Kundenbeziehungen zu professionalisieren und die Verwaltung komplexer Immobilienportfolios zu optimieren. Diese Case Study beschreibt die Einführung einer branchenspezifischen CRM-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics.

Die bestehende IT-Infrastruktur war durch Insellösungen geprägt, die eine ganzheitliche Sicht auf Kunden, Objekte und Projekte erschwerten. Die Verwaltung von Mietanfragen, Exposés, Vertragsdokumenten und Projektentwicklungen erfolgte in getrennten Systemen, was zu Medienbrüchen und ineffizienten Prozessen führte.

Die Entscheidung fiel auf die Einführung eines CRM-Systems auf Basis von Microsoft Dynamics. In einem weiteren Projektschritt dazu wurde die ERP-Branchenlösung RELion auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central eingeführt und angebunden. RELion ist eine umfassende ERP-Software, die speziell für die Anforderungen an die Verwaltung von Gewerbe- und Mischimmobilien entwickelt wurde. Sie wird von gewerblichen Eigentümern, Aktiengesellschaften, REITs, Family Offices, Investmentgesellschaften sowie Hausverwaltungen und Genossenschaften eingesetzt.

Die beiden Systeme wurden getrennt eingeführt, anschließend durch die egosys GmbH betreut und technisch miteinander verbunden, um eine durchgängige Prozess- und Datenintegration zu gewährleisten.

Die Implementierung des CRM-Systems sowie die Integration mit RELion umfasste:

• Zentrales Adress- und Objektmanagement,
• Abbildung des gesamten Vermietungsprozesses inkl. Teilflächenverwaltung,
• Integration eines Exposé-Generators mit direktem E-Mail-Versand,
• Einführung eines Berichtsgenerators für KPIs und Auswertungen,
• Anbindung an Immobilienportale wie ImmobilienScout24,
• Konformität OpenImmo Standard,
• Erneuerung eines Gewerbemietvertrags mit Automatismen und Wiedervorlagen
• Vermietungsmanagement mit automatisierten Abgleich von Objekten und Kontakten,
• Erneuerung eines Gewerbemietvertrags mit Automatismen und Wiedervorlagen
• Einführung eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts und
• Technische Kopplung mit RELion zur Synchronisation relevanter Daten.

Durch die Einführung und Integration der Systeme konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

Ein führendes Unternehmen der gewerblichen Immobilienwirtschaft hat gemeinsam mit den Experten der egosys GmbH ein CRM-System auf Basis von Microsoft Dynamics eingeführt und dieses mit der ERP-Branchenlösung RELion verbunden. Ziel war es, Prozesse zu digitalisieren, Daten zentral zu verwalten und die Kundenkommunikation zu verbessern. Die getrennt eingeführten Systeme wurden technisch integriert, um eine durchgängige Datenbasis und effiziente Abläufe zu schaffen. Das Projekt bildet die Grundlage für ein skalierbares, zukunftsfähiges Immobilienmanagement.